Planera företagsfest: när ni behöver bestämma vad

Att planera en företagsfest börjar med tre beslut: datum, ungefärligt gästantal och vad festen ska åstadkomma. Allt annat följer av dem. Lokal, serveringsform, meny och budget per gäst går inte att landa förrän de tre är på plats.

Datum. Välj ett datum och gärna ett reservdatum. Ligger festen i en period när många företag firar, behöver resten av planeringen starta tidigare.

Ungefärligt gästantal. Ett spann räcker i början. Antalet styr hur stor lokal ni behöver, vilken serveringsform som fungerar och hur mycket mat som ska planeras.

Syfte. Ska festen tacka personalen, fira ett jubileum eller samla ett team som sällan ses? Ett tack efter ett intensivt år kan passa som en sittande middag med flera serveringar. En fest där folk ska prata med många passar ofta bättre som mingel. Syftet gör det lättare att välja format och prioritera budgeten.

När de tre besluten är tagna följer plats och budget per gäst. Det är också då det blir meningsfullt att prata med den som ska laga maten, eftersom ett förslag på meny och upplägg utgår från just tillfälle, gästantal och plats.

Stockholms Företagsevent drivs av Mangia Stories, ett catering- och eventvarumärke i Stockholm grundat 2024. Den här guiden ser på planeringen från matens och logistikens håll.

Här är en tidslinje i tre faser. Tiderna är allmänna råd och varierar med säsong, gästantal och om ni behöver hitta en lokal. Ju större fest och ju populärare period, desto tidigare bör varje fas starta.

Tidigt: flera månader före festen

• Bestäm datum och gärna ett reservdatum.
• Formulera syftet med festen.
• Uppskatta gästantalet som ett spann.
• Bestäm om festen ska vara på kontoret eller i en annan lokal, och börja leta lokal om det behövs.
• Sätt en ungefärlig budget per gäst.
• Hör av er om maten när datum och antal finns, även om resten är öppet.

Mittenfasen: när datum och plats är klara

• Välj serveringsform: mingel med plockmat, buffé eller sittande middag.
• Bestäm menyinriktning, till exempel italienskt, svenskt eller en blandning.
• Skicka ut inbjudan med anmälan och fråga om specialkost och allergier i samma formulär.
• Gå igenom förslaget på meny och upplägg och bestäm hur mycket som ska ingå, från leverans till servering på plats.

Nära festen: de sista veckorna

• Stäm av slutligt gästantal.
• Skicka en sammanställd lista över allergier och specialkost.
• Bekräfta tider för leverans eller servering och när gästerna kommer.
• Gå igenom dukning, möblering och var maten ska stå eller serveras.
• Utse en kontaktperson hos er som finns på plats under dagen.

Ser ni ingen skarp gräns mellan faserna är det normalt. Poängen är ordningen: de stora besluten först, detaljerna sist.

Många som planerar en företagsfest börjar med att leta festlokal och utgår från att maten måste följa med lokalen. Så behöver det inte vara. Mat och lokal är två separata beslut, och de kan tas i den ordning som passar er.

Vi har ingen egen festlokal och bokar inte lokaler. Däremot kommer vi med maten till ert kontor eller till den lokal ni har valt, i Stockholm med omnejd, både i innerstaden och i Storstockholm. Då kan ni välja lokal efter läge, storlek och känsla, och maten efter vad ni vill servera.

Några saker är bra att ta reda på om lokalen innan maten planeras:

• Får man ta in extern catering, och vilka regler gäller för dryck?
• Vilket kök eller vilken yta finns för att förbereda och värma mat?
• Finns bord, stolar, porslin och glas, eller behöver det ordnas?
• När får man komma in för att förbereda, och när måste lokalen vara tom?
• Hur fungerar disk och sopor efteråt?

Svaren påverkar upplägget, till exempel om en sittande middag med flera serveringar är realistisk eller om plockmat passar bättre. Har ni inte bokat lokal än går det bra att börja planera maten ändå. Nämn platsen när den är klar, så anpassar vi förslaget efter den.

Läs mer i artikeln om festlokal med egen mat och dryck.

Serveringsformen är det beslut i mittenfasen som påverkar flest andra delar: tidsplanen för kvällen, möbleringen, behovet av personal och hur mycket som ska förberedas på plats.

Mingel med plockmat

Gästerna står och rör sig, och maten serveras i mindre portioner under kvällen. Formen kräver färre sittplatser och fungerar bra när festen ska få folk att prata med många. Planera för ståbord, ytor där plockmaten kan stå eller bäras runt och en tidsplan där maten kommer i omgångar. Läs mer om mingel och AW.

Buffé

En buffé ger gästerna valfrihet och passar när många ska äta under samma tidsfönster. Den kräver sittplatser åt alla, en yta för buffébordet och ett flöde där kön inte blir för lång. Rätter med specialkost behöver märkas tydligt.

Sittande middag med flera serveringar

Här är kvällen mest styrd. Placering, dukning och tider mellan rätterna behöver bestämmas i förväg, och servering vid bordet kräver personal. Formen passar när festen har tal, tack eller ett tydligt program. Läs mer om middag med servering.

Välj form tidigt i mittenfasen. Den avgör vilka frågor som behöver ställas till lokalen och vad förslaget på meny och upplägg ska bygga på.

Ett vanligt planeringsmisstag kring mat är att fråga efter allergier i sista stund. Då blir listan ofta ofullständig, och det blir svårare att planera rätterna med marginal. Lägg i stället frågan om specialkost direkt i anmälan.

Några råd för anmälningsformuläret:

• Fråga om allergier och om övrig specialkost i separata fält, så att det går att skilja på en allergi och en preferens.
• Ge plats för fritext, inte bara kryssrutor. En lätt och en svår allergi mot samma livsmedel kan kräva olika hänsyn.
• Fråga om vegetarisk och vegansk kost.
• Sammanställ svaren på ett ställe, med antal per behov, så att listan är lätt att skicka vidare utan namn.

Hos oss erbjuds vegetariska och veganska alternativ alltid, och menyn anpassas efter specialkost och allergier. Ju tidigare vi känner till behoven, desto lättare är det att göra anpassningarna till en del av menyn i stället för separata lösningar vid sidan av.

När slutligt gästantal stäms av nära festen skickar ni den uppdaterade listan samtidigt. Hur och när det sker kommer vi överens om i samband med offerten.

Vill ni gå djupare finns en egen artikel om specialkost och allergier på företagsfesten.

Hur tidigt ni behöver börja beror mest på när festen ligger. Under vissa perioder planerar många företag samtidigt, och då konkurrerar ni om samma datum, lokaler och leverantörer.

• September är en topp. Efter sommaren vill många samla personalen, och höstens fester konkurrerar dessutom med julbordssäsongen, som bokas från september till december.
• Mars–maj är nästa topp, med vårfester, jubileer och fester inför sommaren.
• April–juni är sommarfestens säsong. Den som vill ha festen i juni eller utomhus gör klokt i att börja planera redan under vintern.

Rådet är enkelt: ligger festen i någon av de perioderna, starta den tidiga fasen tidigare än ni annars skulle. Ligger den utanför har ni ofta mer flexibilitet med datum och lokal.

Planerar ni en sommarfest finns mer om upplägget på sidan om sommarfest för företag. Artikeln mat till sommarfesten: buffé, grill eller sittande middag går igenom serveringsformerna för just den säsongen.

När datum, ungefärligt gästantal och plats finns är det dags att begära offert. Det går lika bra att höra av sig innan alla detaljer är klara.

Vi utgår från er vision, gästantal, plats och typ av tillställning och tar fram ett förslag med meny och upplägg. Offert lämnas efter förfrågan via formuläret, mejl till [email protected] eller telefon 08-525 181 41.

Det här är bra att ha med i förfrågan:

• Datum och ungefärlig tid för festen
• Ungefärligt gästantal
• Plats: kontoret eller vald lokal, och vad som finns där
• Typ av tillställning och syfte
• Önskad serveringsform, om ni har en
• Kända behov av specialkost och allergier
• Hur mycket ni vill att vi tar hand om

Uppdraget kan vara allt från ren leverans av mat till full planering och servering på plats. Ni väljer själva hur mycket ni vill samordna och hur mycket ni lämnar till oss. Köket har italienska rötter, men vi lagar även svenskt, medelhavs, internationellt och fusion, så menyn kan följa tillfället.

Kostnaden beror bland annat på gästantal, serveringsform, meny och hur mycket service som ingår, och den framgår av offerten. Vill ni förstå vad som påverkar priset innan ni hör av er, läs vad som påverkar priset på catering till ett företagsevent. Mer om hur vi lägger upp en fest finns på sidan om företagsfest.