Vad påverkar priset på catering till ett företagsevent?

Det finns inget fast pris på catering till ett företagsevent. Kostnaden avgörs av hur många gäster ni blir, vilken serveringsform ni väljer, vad menyn innehåller, vilken specialkost som behövs och hur mycket personal och logistik upplägget kräver. Därför lämnas offert efter förfrågan, utifrån just ert tillfälle.

Två event med samma gästantal kan bli väldigt olika uppdrag. En levererad lunch till kontoret kräver något helt annat än en sittande middag med flera serveringar och personal på plats hela kvällen. Det är valen kring maten och serveringen som driver priset, inte gästantalet ensamt.

De faktorer som påverkar mest är:

• Gästantal: hur mycket mat, tid och händer som behövs.
• Serveringsform: plockmat, frukost, lunch, buffé eller sittande middag.
• Meny: antal rätter, råvaror och hur komplexa rätterna är.
• Specialkost: vilka behov gästerna har och hur tidigt de är kända.
• Personal och servering: ren leverans eller servering på plats.
• Logistik och lokal: var eventet hålls och vilka förutsättningar platsen har.

Stockholms Företagsevent drivs av Mangia Stories, ett catering- och eventvarumärke i Stockholm grundat 2024. Vi lagar maten och tar hand om serveringen vid företagsevent i Stockholm med omnejd. Nedan går vi igenom faktorerna en i taget, så att ni vet vad ni kan påverka innan ni ber om offert.

Gästantalet sätter ramen, men det är serveringsformen som avgör hur arbetet ser ut. Samma antal gäster kan serveras på helt olika sätt, och varje format kräver olika mycket mat, förberedelse och personal.

• Plockmat och mingel: små rätter som gästerna äter stående medan de rör sig i rummet. Passar afterwork, lanseringar och kortare tillställningar. Läs mer om formatet på sidan om mingel och AW.
• Frukost eller lunch: ofta kopplat till möten och arbetsdagar, med ett mer avgränsat tidsfönster.
• Buffé: gästerna tar själva, vilket ger bredd i menyn och ett ledigare upplägg.
• Sittande middag med flera serveringar: rätterna kommer i tur och ordning till bordet. Det kräver mest planering, tid och personal under kvällen. Se vår sida om middag med servering.

En tumregel är att fler gäster och fler serveringar betyder mer mat, mer tid och fler händer. Därför kan två tillställningar med samma gästantal kräva helt olika insatser.

Hur mycket mat som behövs per gäst beror också på tid på dygnet och om plockmaten ska ersätta en måltid. Den frågan går vi igenom i artikeln om hur mycket mingelmat som behövs per person.

Menyn tas fram efter tillfället. Vi utgår från vilka gästerna är, vad eventet ska kännas som och vilken serveringsform ni valt. Tre saker i menyn påverkar kostnaden mest: hur många rätter den har, vilka råvaror som används och hur mycket arbete varje rätt kräver i köket och vid serveringen.

Vår grund är det italienska köket, med antipasti, pasta, risotto och anpassade middagsmenyer. Men vi lagar alla typer av mat: svenskt, medelhavs, internationellt och fusion. Det betyder att menyn kan formas efter er profil och era gäster, inte tvärtom.

Vill ni styra budgeten genom menyn finns några konkreta grepp:

• Färre rätter med tydlig profil ger ofta en mer genomtänkt helhet än många små inslag.
• Låt en rätt bära måltiden och håll resten enklare.
• Matcha menyn med formatet. En buffé eller ett mingel kan ge bredd utan att varje rätt behöver serveras separat.
• Be om alternativ i förslaget, till exempel en enklare och en mer påkostad variant, så ser ni var skillnaderna ligger.
• Var tydliga med vad som är viktigt. Om en viss rätt eller råvara är central för er kan vi prioritera den och förenkla annat.

Ju mer vi vet om tillfället, desto bättre kan vi lägga resurserna där gästerna märker dem.

Vegetariska och veganska alternativ samt anpassning för specialkost och allergier erbjuds alltid. Det är en del av menyarbetet från början.

Det som gör skillnad är när behoven blir kända. Ju tidigare vi vet vilka gäster som är vegetarianer, veganer eller har allergier och intoleranser, desto bättre kan vi planera menyn så att alla får en måltid som håller samma nivå. Sena besked är svårare att lösa lika väl, särskilt vid större sällskap och sittande middagar där varje tallrik förbereds.

Några råd inför förfrågan:

• Samla in specialkost i samband med att ni skickar inbjudan eller tar emot anmälningar.
• Ange antal per behov, till exempel hur många som äter vegetariskt och vilka allergier som finns.
• Skilj på preferenser och allergier, så att vi vet var marginalerna är små.
• Berätta om serveringsformen. På ett mingel eller en buffé behöver det vara tydligt för gästerna vad rätterna innehåller, vid en sittande middag kan anpassningen ske per gäst.

Vill ni gå djupare i hur ni samlar in och planerar för gästernas behov har vi en egen artikel om specialkost och allergier på företagsfesten.

Hur mycket vi gör på plats är en av de största kostnadsfaktorerna. Våra uppdrag kan vara allt från ren leverans, där maten kommer färdig till er, till full planering och servering på plats med menyplanering, logistik och genomförande. Däremellan finns många mellanlägen.

Vi kommer till ert kontor eller den lokal ni valt, i Stockholms innerstad och i Storstockholm. Lokal och mat kan alltså lösas var för sig. Har ni hittat en lokal där ni får ta in egen catering beskriver vi hur det brukar fungera i artikeln om festlokal med egen mat och dryck.

Eftersom leverantörer räknar på olika sätt lönar det sig att ställa samma frågor till alla. En checklista att utgå från:

• Ingår personal, och i så fall hur många och under hur lång tid?
• Serveras maten av personal, eller dukas den upp för gästerna att ta själva?
• Vem dukar fram och vem dukar av?
• Ingår disk, och tas den med eller görs den på plats?
• Vilka tider gäller för leverans, servering och avslut?
• Vad behöver lokalen ha: kök, kyl, el, bord och utrymme för förberedelser?
• Vad ingår inte, och vad behöver vi själva ordna?

Räkna också in lokalhyra och eventuell dryck i totalbudgeten. De kostnaderna hamnar ofta utanför själva cateringen men påverkar vad som finns kvar till maten.

En offert blir bara så träffsäker som förfrågan den bygger på. Om ni skickar samma underlag till alla leverantörer blir svaren lättare att jämföra. Förfrågan bör innehålla:

• Tillfälle: företagsfest, kundevent, mingel, middag eller något annat.
• Datum och ungefärliga tider.
• Ungefärligt gästantal. Ett spann räcker i början.
• Plats: kontoret, en vald lokal eller om lokalen inte är klar än.
• Serveringsform: om ni har en idé, annars vad eventet ska kännas som.
• Specialkost och allergier, så långt det är känt.
• En budgetram per person, gärna ungefärlig.

När vi fått er förfrågan utgår vi från er vision, gästantalet, platsen och typen av tillställning. Utifrån det tar vi fram ett förslag med meny och upplägg. Därefter lämnar vi offert. Förfrågan kan komma via formulär, mejl eller telefon.

Är ni tidigt i planeringen kan artikeln om att planera företagsfesten hjälpa er att se vad som behöver bestämmas när. Planerar ni en personalfest eller firmafest finns mer om upplägget på sidan om företagsfest.

Mangia Stories AB, Stockholm. Telefon 08-525 181 41, mejl [email protected]. När ni har underlaget samlat kan ni skicka en förfrågan här.