Festlokal med egen mat och dryck: så fungerar catering till lokalen

Det beror på lokalen. En del festlokaler tillåter extern catering och att ni tar med egen dryck. Andra har egen restaurang, eget kök med fast personal eller en avtalad leverantör som ska användas. Vad som gäller står i hyresvillkoren, och reglerna för mat och dryck kan skilja sig åt i samma lokal. Fråga därför innan ni bokar, inte efter.

Det finns inga regler som gäller alla lokaler i Stockholm. Två lokaler som ser likadana ut på bild kan ha helt olika villkor. En kan tillåta egen mat men inte egen dryck. En annan kan ta ut en avgift för extern catering. En tredje kan kräva att allt levereras och bärs ut inom bestämda tider.

Har ni festen på ert eget kontor bestämmer ni mer själva. Kontrollera ändå fastighetens regler, till exempel för leveranser, hissar och hur sent ni får vara kvar.

Det viktiga är att lokal och mat går att lösa var för sig. När ni vet vad lokalen tillåter blir det enkelt att planera maten efter den, i stället för tvärtom.

Ta med den här listan när ni pratar med lokalen. Svaren styr vilken mat och vilket upplägg som fungerar.

• Extern catering: Får vi anlita egen cateringleverantör? Finns det en avgift för det?
• Egen dryck: Får vi ta med egen dryck, och vilka villkor gäller i så fall?
• Kök: Finns det ett kök, eller åtminstone möjlighet att värma mat? Vilken utrustning får användas?
• Kyla: Finns det kylutrymme för mat och dryck?
• El: Räcker eluttagen för värmeskåp eller annan utrustning, och var sitter de?
• Tider: När får mat och utrustning levereras? När måste allt vara utburet?
• In- och utbärning: Var lastar man av? Finns hiss, trappor eller långa gångar?
• Möbler och dukning: Ingår bord, stolar, dukar, porslin, bestick och glas?
• Städ och disk: Vem diskar och städar efteråt, och hur ska lokalen lämnas?
• Avgifter: Tillkommer kostnader för städning, disk, sena tider eller extern catering?

Skriv ner svaren och skicka med dem när ni hör av er till oss. Det gör att förslaget på meny och upplägg passar lokalen från början.

Vi har ingen egen lokal och vi bokar inte lokaler. Ni väljer lokalen, vi tar hand om maten. Vi kommer till den lokal ni valt eller till ert kontor i Stockholm med omnejd, det vill säga innerstaden och Storstockholm.

Uppdraget kan se olika ut. Det kan vara ren leverans, där maten kommer färdig och ni själva sköter resten. Det kan också vara full planering och servering på plats, där vi tar helheten kring maten under kvällen. Däremellan finns många varianter. Vad som ingår, till exempel personal, dukning och disk, bestäms i förslaget och offerten utifrån er lokal och era gäster. Därför utlovar vi inget generellt paket.

Stockholms Företagsevent drivs av Mangia Stories. Vi utgår från er vision, gästantalet, lokalen och typen av tillställning och tar fram ett förslag på meny och upplägg. Planerar ni en hel fest och inte bara maten kan ni läsa mer om företagsfest med oss. Vill ni få ordning på vad som ska bestämmas när finns en guide för att planera företagsfesten.

Har ni redan en lokal i sikte kan ni skicka en förfrågan med det ni vet hittills.

Serveringsformen avgör vad lokalen behöver klara. Börja med formatet, gästantalet och lokalens förutsättningar, och låt dem styra valet mellan leverans och servering på plats.

Plockmat och mingel

Plockmat ställer minst krav på lokalen. Mycket kan förberedas och serveras utan att något värms på plats. Det fungerar bra i lokaler utan kök och när gästerna står och rör sig. Fundera på var maten ska stå och hur gästerna når den. Läs mer om mingel och AW.

Buffé

En buffé behöver plats för uppdukning, ett flöde där gästerna inte köar i trånga passager och ofta möjlighet att hålla mat varm eller kall. Kontrollera el och kylutrymme.

Sittande middag med flera serveringar

En sittande middag kräver mest av lokalen och logistiken. Rätter ska tillagas eller färdigställas och serveras i rätt tempo, och bord, dukning och porslin behöver vara klart. Här passar servering på plats bäst. Läs mer om middag med servering.

Är ni osäkra på vilket format lokalen klarar, beskriv den i förfrågan. Vi föreslår ett upplägg som fungerar för just den.

Lokalens regler för dryck behöver vara klara tidigt. Ta reda på om ni får ta med egen dryck, vad som gäller för servering och om lokalen har egna villkor eller avgifter kopplade till dryck. Det är lokalens villkor som styr, så fråga hyresvärden direkt och få svaret skriftligt.

Vi lovar inte att ta med eller servera dryck. Däremot kan maten byggas runt det ni planerar att servera. Berätta vad gästerna ska dricka, så anpassar vi menyn efter det.

• Bubbel till mingel: Plockmat som är lätt att äta med ett glas i handen och som fungerar till något friskt och bubblande.
• Vin till middagen: Rätter som tål att kombineras med det vin ni valt, oavsett om det är rött, vitt eller båda.
• Alkoholfritt: Tänk på att alkoholfria alternativ också påverkar vilken mat som känns rätt. Säg till om en stor del av gästerna inte dricker alkohol.

Ju mer vi vet om drycken, desto bättre kan maten och drycken hänga ihop under kvällen. Skriv med det i förfrågan, även om det inte är bestämt än.

När maten kommer utifrån vill många veta att alla gäster blir omhändertagna. Vi erbjuder alltid vegetariska och veganska alternativ och anpassar efter specialkost och allergier. Det gäller oavsett om ni beställer ren leverans eller servering på plats.

Det som gör störst skillnad är att ni samlar in gästernas behov i god tid. Lägg in en fråga om specialkost och allergier i anmälan till festen och skicka oss en sammanställning innan menyn spikas. Sena ändringar är svårare att hantera bra, särskilt när maten ska fungera i en lokal med begränsade möjligheter på plats.

Vårt kök har italienska rötter, med antipasti, pasta och risotto som grund. Men vi lagar alla typer av mat: svenskt, medelhavs, internationellt och fusion. Det ger utrymme att bygga en meny där specialkosten känns som en del av helheten och inte som ett undantag.

Vill ni läsa mer om hur ni planerar för olika behov finns en guide om specialkost och allergier på företagsfesten.